Digital Update Swimlanes

Mit Hilfe der Swimlanes-Methodik werden Prozesse – insbesondere auch für eine spätere Digitalisierung oder Verbesserung – häufig dargestellt. Dabei werden traditionell die jeweiligen Prozessaufgaben verschiedenen Funktionsbereichen oder Abteilungen zugeordnet. Die Methodik ist weit verbreitet und wird vielfach angewendet.

Hierbei treten jedoch oft deutliche Schwächen der Methode auf – insbesondere wenn Swimlanes als Grundlage für Prozessoptimierungen und nicht nur für die Darstellung des IST-Prozesses genutzt werden:

• Bestehende Teamstrukturen und Abteilungen (Silos!) werden eher zementiert, denn hinterfragt.
• Das WAS (also welche Aufgaben gemacht werden müssen) steht stark im Vordergrund. Das WIE (also wie genau die Dinge erledigt werden) wird oft kaum betrachtet.
• Das WO – in welcher Anwendung – ist immer im Fokus. Das FORMAT und damit auch die tatsächlichen Bedürfnisse der jeweils folgenden Prozessschritte leider deutlich weniger oft.
• Die Transportwege von Informationen von und zu oder zwischen verschiedenen Anwendungen und deren Schnittstellen werden kaum betrachtet.

Diese Punkte könnten natürlich mit der entsprechenden Herangehensweise gut und leicht ergänzt werden. Doch auch dies greift deutlich zu kurz.

Swimlanes brauchen einen deutlich veränderten Ansatz und ein klares Digital Update:

Anstatt die einzelnen Schwimmbahnen mit Funktionen zu benennen, sollten die Bahnen heute mit Technologien benannt werden!

So werden nicht nur aktuelle Technologien, sondern auch mögliche Automationen direkt mitgedacht. Zugleich wird direkt sichtbar, welche Aufgaben Menschen erledigen müssen – denn natürlich brauchen die Menschen auch eine Bahn. So entsteht unabhängig von gegebenen Organisationsstrukturen ein klares Bild von einem digital unterstützten, optimierten Prozess. Zudem sind auch alle notwendigen Technologien und Schnittstellen direkt mit auf dem Bild.

So erhalten diese Technologien auch direkt einen klar erkennbaren Zweck und Kolleg:in Computer kann aktiviert werden!

Ein Beispielprozess ist auf der Abbildung zu sehen. Hier wird der Mensch im Prozess von unterschiedlichen Technologien wie Business Intelligence, Decision Intelligence, RPA und Maschinellem Lernen unterstützt. Die Performance des Prozesses wird dadurch natürlich deutlich steigen.