Einfacher arbeiten ist einfach! Warum tun wir es nicht?

Heute können wir mit Hilfe der aktuellen Technologien unseren Arbeitsalltag deutlich einfacher gestalten. Das hilft nicht nur uns selbst, sondern auch in der Zusammenarbeit.

Wir haben viele Potenziale unseren Arbeitsalltag für uns mit viel weniger Stress und Nerv zu gestalten und gleichzeitig die Zusammenarbeit in den jeweiligen Teams zu verbessern.

Ich beobachte jedoch immer wieder, dass es fast niemand tut.

Dies ist umso überraschender, da die Vereinfachung im Arbeitsalltag von Mitarbeitenden natürlich auch zu deutlich gesteigerter Effizienz insgesamt in den Unternehmen führt. Wir lassen hier Geld auf der Straße liegen!

Besonders interessant ist auch, dass wir viele dieser Verbesserungen ohne zusätzliche Kosten realisieren könnten. Die dafür notwendigen Anwendungen und Mittel sind bei den meisten Unternehmen bereits vorhanden und bezahlt – trotzdem werden diese kaum oder nur sehr wenig konsequent eingesetzt. Es geht hier oft um kleine Tricks und Tipps, die sofort helfen und in Summe einen deutlichen Unterschied machen.

Ich erlebe bei meinen Kunden immer wieder, dass hier sehr schnell Use Cases entdeckt und umgesetzt werden, wenn man mal darüber spricht.

Dennoch beobachte ich immer wieder, dass das vorhandene Potenzial nicht genutzt wird.

Ich habe mir also länger darüber Gedanken gemacht, woran das liegen könnte und folgende Gründe zusammengetragen.

Fehlendes Wissen

Ich stelle immer wieder fest, dass viele Dinge, Tipps, Tricks oder Anwendungen einfach nicht bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden. Hier hilft Training genauso wie kurze, knackige E-Learning-Nuggets (Tipp der Woche) oder die Ausbildung von App Ambassadors.

Wir machen einfach weiter wie bisher. Alte Gewohnheiten werden nicht hinterfragt.

Vielerorts wird einfach so weitergearbeitet, wie bisher und die Gewohnheiten – wie man etwas macht – bleiben einfach bestehen. Die Arbeitsweise wird gerade in den Details nicht hinterfragt oder angepasst. So ist z. b. eine Umstellung aus MS365 dann nur das neue Office und es wird weiter ausschließlich mit den alten Office-Anwendungen (Word, PPT, Excel) gearbeitet, obwohl MS365 so viel mehr bietet.
Dabei sind ist oft viele Kleinigkeiten, die zu klaren Vorteilen wie schneller finden und weniger koordinieren führen. Was hier fehlt sind Fragen wie:
Geht das heute anders, besser oder eleganter?
Das nervt – kann das weg oder anders?
Könnte uns eine andere Anwendung, die genau hierfür ausgedacht wurde, dabei helfen
Gibt’s was Besseres?
Hier kann natürlich eine gezielte Moderation innerhalb eines Workshops die fehlenden Puzzleteile zu Tage bringen und gleichzeitig einige konkrete Möglichkeiten zur Umsetzung aufzeigen.

Keine Experimentierräume und wenig Unterstützung für Veränderungen

In vielen Unternehmen gibt es in engen Zeitkorsetts oder Prozessschranken kaum Möglichkeiten, neue Dinge einfach mal auszuprobieren und zu testen. Möglichkeiten oder Experimentierräume für neue Ansätze sind nicht vorhanden, obwohl gerade dieser Punkt Teil von jedem Digital Mindset. Eine Experimente-Arena kann auf ganz unterschiedliche Arten geschaffen werden. Hierfür braucht es jedoch unabdingbar eine Analyse der aktuellen Situation, da sonst die eigentlichen Hürden vielleicht gar nicht ausgesprochen oder adressiert werden. Das ist dann kaum zielführend und die geschaffenen Räume bleiben mehr Worthülse als Verbesserungsmotor.

Kein Bock, Prozesse zu ändern.

Manchmal werden Verbesserungen einfach im Keim erstickt, weil niemand Bock hat, die Prozesse anzupassen. Da viele Prozesse überdokumentiert sind, ist auch die Änderung derselben mit viel zusätzlicher Arbeit verbunden. Daher heißt es dann immer wieder z. B. “Never change a running system” oder “wir haben den Prozess doch vor 2 Jahren gerade erst verbessert”. Manchmal bleiben auch einfach die Reaktionen auf Veränderungsideen aus – das ist dann auch eine Antwort.
Schade nur, dass hierbei viele sinnvolle Verbesserungen mit fadenscheinigen Begründungen nicht umgesetzt werden. Zudem beißt sich die Katze hier in den Schwanz, denn gerade bei Prozessveränderungen kann uns eine moderne zeitgemäße Arbeitsweise sehr stark unterstützen.

Einfacher Arbeiten ist einfach! Einfach machen!

Meine Workshop-Angebote:

• Moderne Selbstorganisation – einfacher Arbeiten für weniger Stress und mehr Effizienz (1 Tag)
• Moderne Zusammenarbeit im Team – einfacher zusammenarbeiten (1 Tag).
• Arbeit 4.0 – aktuelle Möglichkeiten einfach umgesetzt
  Schneller zum Ziel mit einfachen Tricks und Tipps bei der Erledigung von individuellen Aufgaben (1 – 2 Tage – je nach Situation).
• Schneller zum Ziel als Team – wie wir weniger Koordinieren, Informieren, Berichten und uns stärker auf die eigentlichen Aufgaben fokussieren (1 – 2 Tage – je nach Situation).
• Digitale Transformation und Future Skills (2 Tage)
• MS365 Exploration Trip (1 – 2 Tage – je nach Situation)
• KI-Systeme besser verstehen und souverän einsetzen (2 Tage)
• Experimentierkultur schaffen – wie geht das (1 – 2 Tage – je nach Situation)?
• Ausbildung Arbeit 4.0/einfacher Arbeiten Ambassador (5 Tage)