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Was ist eigentlich IPA und was hat das mit exzellenten Prozessen zu tun?

Wofür steht RPA und was kann diese Technologie?

 

 

Digitales Lernen – oder genauer digital unterstütztes Lernen – in der Fertigung wird immer wichtiger. Hier ist derzeit ein Trend zu beobachten und viele Unternehmen sind derzeit dabei, digitales Lernen in der Fertigung zu stärken oder zu entwickeln. Es ist allerdings nicht ganz so einfach, digitales Lernen in der Fertigung zu etablieren wie vielleicht in anderen Unternehmensbereichen. Um die damit verbundenen Chancen erfolgreich nutzen zu können, müssen verschiedene Hürden genommen und bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden. Hier gibt es einen Überblick, was wichtig ist, um digitales Lernen in der Fertigung wirklich zum Laufen zu bringen. Beginnen wir dennoch mit den Chancen, die damit verbunden sind.

Große Chancen

Schnelles Lernen und spezifische Hilfe

Digitales Lernen ermöglicht schnelles und zeitunabhängiges Lernen vor Ort. Digitale Inhalte stehen grundsätzlich immer zur Verfügung und können genau dann genutzt werden, wenn sie gebraucht werden oder es gerade einfach gut passt. Digitale Inhalte funktionieren auch, wenn gerade keine Person anwesend ist, die helfen könnte. Das ist besonders im Schichtbetrieb ein entscheidender Vorteil, wenn z. B. in der Nachtschicht eine Frage nicht beantwortet werden könnte.

Neue Fähigkeiten und Tipps & Tricks für bessere Produktivität

Hier ist übrigens ein erster bedeutender Unterschied im Vergleich zu anderen Unternehmensbereichen zu finden: Lernen in der Fertigung muss oder sollte sich nicht nur auf neue Fähigkeiten, sondern insbesondere auch auf interaktive Anleitungen zur Störungsbehebung, Tipps und Tricks zur Maschineneinstellung, zum Rüsten, zu Prozessen usw. beziehen.

Sind solche Inhalte schnell verfügbar und ansprechend gestaltet, dann werden auch Störungen schneller behoben, Wartezeiten für Antworten auf Fragen verringert usw. Hier steckt in den meisten Unternehmen ein deutliches Potenzial für eine Produktivitätssteigerung.

Natürlich sollte gleichzeitig das Lernen neuer, für die Zukunft wichtiger, Fähigkeiten und Kenntnisse nicht vernachlässigt werden….

Doch diese für die Zukunft wichtigen Elementen und spezifischen Hilfestellungen zur Verbesserung der Abläufe in der Fertigung sind noch lange nicht alles.

Erfahrungsschätze sichern

Heute besteht zusätzlich für viele Unternehmen eine weitere große Herausforderung: die Kombination aus Demografie und Fachkräftemangel. Während viele Personen aus der Nachkriegsgeneration (demnächst) in Rente gehen, gibt es gleichzeitig Schwierigkeiten, freie Stellen mit gut ausgebildeten Fachkräften zu besetzen. Dadurch entstehen gleich mehrere gravierende Probleme. Zum einen steigen die Aufwendungen und Zeitbedarfen für das Anlernen neuer Kräfte. Zum anderen – und vielfach noch deutlich gravierender – verlieren die viele Unternehmen einen großen Erfahrungsschatz, wenn viele Personen altersbedingt das Unternehmen verlassen, ohne dass deren Erfahrungen für das Unternehmen gesichert werden. Wir sprechen ja nicht ohne Grund von einem Erfahrungsschatz – diese Erfahrungen haben einen großen Wert.

Genau hierdurch entsteht neben dem Lernen neuer, in Zukunft immer wichtigerer Fähigkeiten und der oben erwähnten Produktivitätssteigerung eine weitere Chance im Zusammenhang mit digitalem Lernen in der Fertigung. Die Erfahrungen der langjährigen Mitarbeitenden können mit Hilfe digitaler Inhalte für das Unternehmen gesichert werden.

Typische Hürden

Hier sind die typischen Hürden, auf die fast alle Unternehmen stoßen, die sich intensiv mit digitalem Lernen in der Fertigung beschäftigen zusammengefasst.

  • das Content-Problem
  • die Knowhow-Herausforderung
  • das Produktivitäts-Dilemma

Das Content-Problem – die Inhalte müssen spezifisch sein und ändern sich schnell

Die Aufgaben und Arbeitsplätze in der Fertigung sind meist sehr spezifisch und unterscheiden sich zusätzlich noch nach Produkt, Auftrag und Prozess. Hier müssen oder sollten demnach auch sehr spezifische Lerninhalte zur Verfügung stehen. Denn diese spezifischen Inhalte sind es, die wirklich etwas bringen und damit auch den Menschen vor Ort ein wirklich brauchbares und direkt einsatzbares Lernangebot machen.

Während in vielen anderen Unternehmensbereichen auch übergreifende oder allgemeinere Inhalte gut zum Lernen nutzbar sind, gibt es in der Fertigung deutlich spezifischer und weniger übertragbare Anforderungen an die Inhalte und Lernangebote. Das ist nicht ganz einfach, denn spezifische Inhalte bedeuten auch sehr viele Inhalte. Wir müssen alle davon ausgehen, dass wir für digitales Lernen in der Fertigung im Schnitt deutlich mehr Inhalte brauchen als z. B. in den Bürobereichen, wo viele Inhalte (in gleicher Form) von vielen sinnvoll eingesetzt werden können.

Wie bekommen wir diese notwendigen, spezifischen und zahlreichen Inhalte ist eine Frage, die lieber früher als später geklärt werden sollte. Hier einfach alles von (e-learning) Agenturen oder dafür eingesetzten Unternehmensbereichen produzieren zu lassen ist auf Dauer keine Option, da es schlichtweg zu teuer wird. Außerdem entstehen in der Fertigung immer wieder Verbesserungen, Prozessanpassungen und veränderte Arbeitsweisen, durch die Lerninhalte immer wieder  – und deutlich häufiger als sonst – angepasst werden müssen. Auch das kann teuer werden.

Für die Erstellung oder Produktion der Lernangebote und Medien für das digitale Lernen in der Fertigung sollten wir also andere Wege ins Auge fassen. Hier bieten sich deshalb auch immer wieder insbesondere interne Lösungen/Ressourcen und Multiplikatoren an, die sich um die Erstellung der Lernmedien und -inhalte kümmern. Diese Überlegung führt uns dummerweise direkt zur nächsten typischen Herausforderung.

Die Knowhow-Herausforderung – wer sich in der Fertigung auskennt, kennt sich nicht mit Lerninhaltsproduktion und -design aus

Die Entwicklung, Gestaltung und Produktion guter digital unterstützter Lernangebote ist per se gar nicht so einfach. Hierfür braucht es besonderes Knowhow.

Ein gutes Lernangebot sollte z. B. immer Lernprozesse und unterschiedliche Lerntypen berücksichtigen. Es ist also zumindest ein Grundwissen notwendig, wie Menschen gut lernen können und wie ein solcher Prozess gestaltet werden sollte.

Zusätzlich braucht es Wissen, wie (interaktive) Lernmedien z. B. Videos, Quizze, spielerische Elemente, Digitale Schnitzeljagden und weitere Elemente erstellt und genutzt werden können. Gute Lernangebote leben schließlich von Abwechslung und der Auswahl geeigneter Methoden und Ansätze für den jeweiligen Zweck im Lernprozess. Genauso sollten Lernziele präzise formuliert sein – nicht nur, um den Erfolg messen zu können, sondern insbesondere um gute und wirklich passende Angebote gestalten zu können.

Es sind also gleich eine ganze Reihe von Fähigkeiten notwendig, um digitale Lernprodukte erfolgreich und zweckorientiert anbieten zu können. Allerdings sind diese Fähigkeiten heute in Unternehmen noch nicht ausgeprägt vorhanden. Wenn hier schon Kompetenz entwickelt und aufgebaut wurde, dann meist (oder eigentlich immer) sicher nicht in der Fertigung.

Das ist eine besondere Herausforderung. Zum einen ist die Kompetenz – wenn überhaupt – nicht in der Fertigung vorhanden und zum anderen brauchen wir genau die Kompetenz, die nur in der Fertigung vorhanden ist, um die notwendigen wirklich spezifischen Inhalte (s.o.) erstellen und anbieten zu können.

Für diese Herausforderung gibt es verschiedene Lösungsansätze:

  • interdisziplinäre Teams
  • externe Unterstützung
  • gezielter Knowhow-Aufbau, bestenfalls direkt in der Fertigung

Meiner Beobachtung nach wurden die besten Erfolge jeweils erzielt, wenn die oben genannten Ansätze in cleverer Art und Weise kombiniert wurden. Insbesondere der Knowhow-Aufbau in der Fertigung (mit externer Unterstützung) hat sich immer als wirklich fruchtbar gezeigt. Es entfaltet einfach eine andere Wirkung, wenn die eigenen Kolleg:innen plötzlich konkrete und passende Angebote selbst entwickeln und gestalten. Da wird sicher weniger gemeckert und der Austausch mit oder zu Inhalten fällt im Anschluss deutlich leichter.

Das Produktivitätsdilemma – wenn Lernen und Produktivität immer konkurrieren, wird es nicht funktionieren

Lernen braucht Zeit und Zeit ist in der Produktion immer knapp. Grundsätzlich konkurriert die Lernzeit immer mit der direkt produktiven Zeit. Natürlich dient das Lernen auch der Verbesserung der Produktivität, dennoch treten diese Effekte im Normalfall erst nach einiger Zeit auf und die Lernzeit ist zunächst einmal eine Einschränkung der Produktivität. Menschen können nun mal nicht an 2 Orten gleichzeitig sein und tun sich schwer damit, 2 wichtige Dinge gleichzeitig fokussiert zu erledigen.

Hier ist insbesondere das Management gefragt, einen sinnvollen Rahmen zu schaffen. Wenn die Lernzeit immer mit der Produktivität konkurriert und es dazu keine Regelungen gibt, wird digitales Lernen in der Fertigung nicht funktionieren. Produktivität wird dann immer das vorrangige Ziel sein – schließlich wird Produktivität immer gemessen und die Führungskräfte im Shopfloor müssen sich für Einschränkungen der Produktivität immer wieder rechtfertigen.

Wenn das digitale Lernen einfach als zusätzliche Aufgabe „oben drauf gepackt“ wird passiert – nichts!

Eine solche Initiative wird weder als ernsthaft noch als glaubwürdig wahrgenommen werden. Produktivität geht dann halt immer vor und deshalb wird nicht wirklich gelernt.

Wenn wir mit digitalem Lernen erfolgreich sein wollen, müssen wir also Regelungen für Lernzeiten schaffen, die sich auch in der Produktivitätsbetrachtung wiederfinden. Nur so können wir einen ernsthaften und glaubwürdigen Ansatz definieren und vertreten.

Notwendige Voraussetzungen

Personen und Nutzer

In der Fertigung herrschen andere Verhältnisse. Oft ist es laut und unruhig. Die verfügbaren Computer dienen zumeist bestimmten Zwecken und können nicht unbedingt genau so betrieben werden wie „normale“ Computer, da Änderungen hier umfangreiche Auswirkungen auf die Produktion haben können. Auch hat nicht jede Person in der Fertigung ein eigenes digitales Arbeitsgerät wie in den anderen Unternehmensbereichen. Manche Personen haben vielleicht noch gar keinen Zugang oder Nutzer-Account zum Unternehmensnetzwerk oder auch keine E-Mail-Adresse, mit der sie zuverlässig erreicht werden können. Zudem stellt sich die Frage, welche Vorerfahrungen in der Computernutzung bestehen, ob aktuelle Bedienkonzepte bekannt sind usw. Schließlich könnte es sein, dass Computer in der Fertigung und damit im Arbeitsleben bisher eine untergeordnete Rolle gespielt haben und nicht wie in anderen Unternehmensbereichen seit Jahrzehnten täglich genutzt werden. Manchmal brauchen bestimmte Personen hier zunächst besondere Unterstützung und Lernangebote, die sich mit der allgemeinen Computernutzung beschäftigen. Das ist heutzutage allerdings nur noch selten der Fall und wird in meinen Augen häufiger eher als Ausrede genutzt.

Falls nicht alle Personen bereits User-Accounts haben, sollte nicht vergessen werden, dass mit neuen Accounts einige Pflichtaufgaben anfallen. Schließlich müssen üblicherweise Grundlagenschulungen Datenschutz und Cyber-Security und ggf. weitere Schulungen dafür durchgeführt und dokumentiert werden.

Während es in vielen Unternehmensbereichen direkt mit digitalen Lerninhalten los gehen kann, müssen in der Fertigung also auf jeden Fall zunächst die vorhandenen Voraussetzungen geprüft und ggf. verbessert werden.

Hard- und Software

Digital unterstütztes Lernen braucht zunächst unbedingt geeignete Geräte und einen (persönlichen) Zugang zu den Inhalten. Hier sollen dann oft ausgediente Laptops usw. zum Lernen genutzt werden. Hiervon rate ich ab. Dies ist zum einen eine nicht wirklich starke Wertschätzung gegenüber den Lernenden, sondern zum anderen auch ein Zeitfresser, wenn diese Geräte zu langsam sind, Updates zu Verzögerungen führen oder Videos nicht immer ruckelfrei laufen. Hier sind aktuelle Tablets oder Laptops, die auch günstig zu bekommen sind, oft die bessere Wahl. An diese Geräte können dann auch einfach (private) Kopfhörer angeschlossen werden und das Bedienkonzept ist auch im privaten Umfeld stark verbreitet und somit bekannt.

Auch von der Nutzung von sogenannten Shopfloor- oder Kiosk-PC zum individuellen Lernen rate ich eher ab, da diese Geräte ganz unterschiedliche Informationen bereitstellen, die immer wieder ad-hoc gebraucht werden und somit die Lernenden regelmäßig unterbrochen werden. Andererseits eignen sich aufgrund der großen Bildschirme viele Kiosk-PC wirklich gut, um gemeinsam digital unterstützt zu lernen.

Grundsätzlich sollten alle Lerngeräte so eingerichtet sein, dass sie auch gut von wechselnden Usern (ohne aufwendige Profile) genutzt werden können.

Normalerweise können die meisten Lernangebote auch gut mit bereits vorhandenen Anwendungen präsentiert und durchgeführt werden, in dem z. B. SharePoint, Stream, Forms usw. genutzt wird. Wichtig hierbei ist immer ein leichter Zugang (keine umständlichen, wiederholten Log-Ins) und ein schnelles Finden (passgenaue Kategorien/Angebote – nicht alle) der jeweiligen Angebote. Das sollte bei jeder Lösung auf jeden Fall fokussiert werden.

Etwas aufwendiger wird es jedoch, wenn die Lernaktivitäten automatisch vollständig dokumentiert und ggf. auch Teilnahmebescheinigen, Zertifikate oder Badges generiert werden sollen. Hierfür – und auch für weitere vielfältige Möglichkeiten – lohnt es sich ein Lern-Management-System (LMS) einzusetzen. Diese Anwendungen gibt es in großer Zahl und wie immer auch als Open-Source-Lösung.

Lernorte und -zeiten

Während in den Büros die Frage „wo kann ich lernen?“ eigentlich gar nicht auftaucht, muss in der Fertigung auch über geeignete Lernorte nachgedacht werden. Lernen funktioniert möglichst fokussiert und ungestört einfach besser. Wo sind solche Orte in der Fertigung vorhanden oder wie können sie geschaffen werden? Gibt es Möglichkeiten, fertigungsnahe Büroräume in Lernräume zu verwandeln und wie sollen diese dann aussehen? Andererseits kann es auch durchaus realistisch sein, direkt an der Maschine oder am Arbeitsplatz, Lernangebote zu nutzen. Das kommt aber sehr stark auf die Art der Fertigung und die jeweils laufenden Prozesse an und kann daher nur in seltenen Fällen eine vollständige Lösung, sondern vielleicht eher ein zusätzliches Angebot sein.

Zusammenfassung

Digital unterstütztes Lernen in der Fertigung bietet große Chancen – nicht nur für das Lernen wichtiger Zukunftsfähigkeiten und die Steigerung der Produktivität, sondern auch im Kontext Fachkräftemangel und Demografie. Es braucht jedoch einen speziell auf die Fertigung zugeschnittenen Ansatz, damit typische Hürden übersprungen und passgenaue, vielfältige Lernangebote entstehen können. Zudem müssen in der Organisation auch entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen werden, damit Lernzeiten nicht immer mit Produktivität konkurrieren. Des Weiteren ist ein genauer Blick auf die technischen, räumlichen und persönlichen Voraussetzungen notwendig, um das digitale Lernen in der Fertigung wirklich zum Laufen zu bringen. Werden diese Punkte berücksichtigt, dann wird digitales Lernen in der Fertigung ein klarer Vorteil für das Unternehmen sein. Dies haben bereits verschiedene erfolgreiche Ansätze in dieser Form klar gezeigt. Insbesondere Multiplikatoren-Modelle und eine Investition in mehr Lern-Knowhow für Personen aus der Fertigung haben sich bewährt. Wer mehr dazu wissen möchte, kann mich gerne ansprechen.

Mit Hilfe der Swimlanes-Methodik werden Prozesse – insbesondere auch für eine spätere Digitalisierung oder Verbesserung – häufig dargestellt. Dabei werden traditionell die jeweiligen Prozessaufgaben verschiedenen Funktionsbereichen oder Abteilungen zugeordnet. Die Methodik ist weit verbreitet und wird vielfach angewendet.

Hierbei treten jedoch oft deutliche Schwächen der Methode auf – insbesondere wenn Swimlanes als Grundlage für Prozessoptimierungen und nicht nur für die Darstellung des IST-Prozesses genutzt werden:

  • Bestehende Teamstrukturen und Abteilungen (Silos!) werden eher zementiert, denn hinterfragt.
  • Das WAS (also welche Aufgaben gemacht werden müssen) steht stark im Vordergrund. Das WIE (also wie genau die Dinge erledigt werden) wird oft kaum betrachtet.
  • Das WO – in welcher Anwendung – ist immer im Fokus. Das FORMAT und damit auch die tatsächlichen Bedürfnisse der jeweils folgenden Prozessschritte leider deutlich weniger oft.
  • Die Transportwege von Informationen von und zu oder zwischen verschiedenen Anwendungen und deren Schnittstellen werden kaum betrachtet.

Diese Punkte könnten natürlich mit der entsprechenden Herangehensweise gut und leicht ergänzt werden. Doch auch dies greift deutlich zu kurz.

Swimlanes brauchen einen deutlich veränderten Ansatz und ein klares Digital Update:

Anstatt die einzelnen Schwimmbahnen mit Funktionen zu benennen, sollten die Bahnen heute mit Technologien benannt werden!

So werden nicht nur aktuelle Technologien, sondern auch mögliche Automationen direkt mitgedacht. Zugleich wird direkt sichtbar, welche Aufgaben Menschen erledigen müssen – denn natürlich brauchen die Menschen auch eine Bahn. So entsteht unabhängig von gegebenen Organisationsstrukturen ein klares Bild von einem digital unterstützten, optimierten Prozess. Zudem sind auch alle notwendigen Technologien und Schnittstellen direkt mit auf dem Bild.

So erhalten diese Technologien auch direkt einen klar erkennbaren Zweck und Kolleg:in Computer kann aktiviert werden!

Ein Beispielprozess ist auf der Abbildung zu sehen. Hier wird der Mensch im Prozess von unterschiedlichen Technologien wie Business Intelligence, Decision Intelligence, RPA und Maschinellem Lernen unterstützt. Die Performance des Prozesses wird dadurch natürlich deutlich steigen.

Im ersten Teil zum Thema haben wir festgestellt, dass eine hohe Intensität der Kommunikation und eine hohe Anzahl von Wiederholungen der Inhalte wichtig sind, um eine Wirkung zu erzielen und nachhaltige Veränderungen zu erreichen. Natürlich stellt sich dann die Frage, wie das konkret machbar wird, ohne dass wir besonders viel Geld oder Zeit in die Hand nehmen müssen. Zudem ist es auch so, dass einfache Wiederholungen in der gleichen Form auch nicht wirklich helfen – die sind ja eigentlich nur langweilig.

In diesem Teil geht es daher um verschiedene Beispiele und Möglichkeiten, vielfältig, abwechslungsreich und intensiv zu kommunizieren, ohne dabei zu große Aufwendungen tragen zu müssen. Ich habe hierfür mal drei Gruppen gebildet:

  1. Das Gespräch
  2. Die Medien
  3. Die Aufgaben

Das Gespräch

Auch in digitalen Zeiten sollte das persönliche Gespräch natürlich nicht vernachlässigt werden.

Andererseits hat das persönliche Gespräch – insbesondere das Weitergeben der Informationen durch die Führungskräfte – in der Vergangenheit oft nicht wirklich funktioniert. Viele Informationen wurden nur teilweise, verwaschen oder gar nicht weitergegeben und auch die jeweiligen Hilfsmittel wie Präsentationen, Sprechpapiere usw. haben nicht wirklich geholfen.

Das persönliche Gespräch sollte heute also deutlich gezielter eingesetzt und als ergänzende Kommunikation verstanden werden. Das persönliche Gespräch eignet sich insbesondere für Austausch-, Feedback- und Fragerunden. Hier geht es dann nicht darum, Informationen zu verteilen oder weiterzugeben, sondern sich mit den Informationen intensiver zu beschäftigen. Diese Gespräche sollten dann auch gezielt benannt und angekündigt werden, damit sich die Teilnehmenden auch darauf einstellen und vorbereiten können (z. B. Fragerunde zum Thema X, Feedback zu den ersten Erfahrungen mit Y, usw.).

Für das bloße Verteilen von Informationen sind andere Möglichkeiten häufig besser, da sie eine 1:1 (also identische) Weitergabe der jeweiligen Informationen besser sicherstellen. Dennoch sind natürlich bereits etablierte Formate wie Betriebsversammlungen, Town Halls oder auch Shopfloor-Runden weiter zu nutzen. Allerdings sollten die Erwartungen, dass die Informationen auch wirklich ankommen und „hängen bleiben“, nicht zu hoch sein, wenn nicht zusätzlich andere Formen der Kommunikation genutzt werden.

Medien

Heutzutage können wir eine Vielfalt von Medien einsetzen, um die Kommunikation von Veränderungsinitiativen zu stärken. Mit Hilfe der geeigneten Tools und Anwendungen können wir relativ schnell verschiedene kommunikative Inhalte wie Posts, (animierte) Videos, Webseiten und andere Dinge erstellen. Hierbei können wir auch ganz verschiedene Stile nutzen und so immer wieder erneut für Interesse und Aufmerksamkeit sorgen – manche Dinge können eher humorvoll oder viral gestaltet werden, andere dagegen eher üblich und nüchtern ausfallen. Zudem bieten sich auch Interview-Situationen an, in denen Projektbeteiligte, Personen aus dem Management oder auch Mitarbeitende vor Ort ihre Sicht auf die Dinge schildern. Das ist häufig deutlich interessanter als vieles andere.

Diese Inhalte müssen im Übrigen gar nicht perfekt oder besonders professionell sein – Wirkung erzielen auch Formate, denen man ansieht, dass sie „echt und unpoliert“ sind.

Genauso können wir z. B. auch Podcasts nutzen – diese lassen sich manchmal besonders gut im Alltag integrieren.

So entstehen ganz verschiedene Info-Nuggets, die jeweils in kurzer Zeit konsumiert werden können und immer wieder für Abwechslung sorgen.

Gleichzeitig sollten wir auch „althergebrachte“ Möglichkeiten nicht vernachlässigen. Einen (echten!) Brief von der Chefin oder vom Boss bekommen wir schließlich auch nicht alle Tage. So kann ein Brief u. U. dann auch eine besondere Wertigkeit ausdrücken. Genauso haben Plakate, Dialogbilder u.ä. Dinge nach wie vor einen Platz in einer gut gestalteten Kampagne. Hier ausschließlich digital zu agieren, ist in den meisten Fällen nicht wirklich zielführend.

Aufgaben

Kommen wir jetzt zu weiteren Möglichkeiten, die heute vielleicht noch selten genutzt werden. Wir können zusätzlich auch ganz unterschiedliche Aufgaben oder Challenges für unsere Kommunikation nutzen. Mit Hilfe digitaler Tools lassen sich eine ganze Reihe unterschiedlicher Aufgaben gestalten: Angefangen von interaktiven Inhalten mit Quiz-Elementen bis hin zu Digitalen Schnitzeljagden und Escape Games ist vieles möglich. Hierbei sollte der spielerische Gedanke nie zu kurz kommen. Schließlich sind die motivationsfördernden Aspekte von Gamification-Ansätzen inzwischen klar belegt. So können dann auch Challenges für ganze Teams wie „wer schafft es zuerst, die Umsetzung vollständig abzuschließen“ oder „wer implementiert die beste Lösung“ gestaltet werden. Zudem bietet sich auch das Verteilen von Badges oder das an Bedingungen geknüpfte Erreichen von Levels für Einzelpersonen oder Gruppen an. So wird der Spieltrieb geweckt und für zusätzliche Motivation gesorgt. Zudem wird gleichzeitig auch klar, wer keine oder wer ggf. besonders intensive Unterstützung braucht.

Eine weitere Möglichkeiten sind echte Experimente oder Laborsituationen, in denen die neuen Dinge ausprobiert oder sogar mitgestaltet werden können (Stichwort Maker Space und FabLab).

Fazit

Wenn wir mit ganz unterschiedlichen Formen und Möglichkeiten kommunizieren, ist eine große Anzahl von Wiederholungen gar nicht schwer zu realisieren. Zudem können wir verschiedene Inhalte sicher auch mehrfach nutzen, in dem wir sie in abwechslungsreiche Formate einbinden. Grundsätzlich ist eine clevere Kombination natürlich wichtig. Ein guter Mix wird am besten schmecken und die deutlichste Wirkung entfalten.

Insgesamt ist es deutlich leichter und günstiger als vielleicht vermutet, vielfach wiederholt und abwechslungsreich zu kommunizieren: Ideen werden nach einer entsprechenden Auseinandersetzung zahlreich vorhanden sein und auch die geeigneten Tools sind schnell gelernt und einsatzbereit.

Wer mehr dazu wissen möchte, wie ein guter Mix gestaltet werden kann oder welche Anwendungen und Tools hier besonders hilfreich sind, kann mich gerne ansprechen.

Für erfolgreiche neue Initiativen und Veränderungsvorhaben ist eine gute Kommunikation ein entscheidender Erfolgsfaktor.

In der Kommunikation solcher Vorhaben und neuer Initiativen, die viele Mitarbeitende betreffen (sollen), kommt es jedoch immer wieder zu Überraschungen und viele Informationen, die eigentlich verteilt wurden, scheinen einfach nicht anzukommen. Woran liegt das und was können wir dagegen tun?

Kurz gesagt: Mehr Wiederholungen! Das klingt einfach, doch wir reden hier von wirklich vielen Wiederholungen, die nötig sind, damit die Kommunikation funktioniert. Warum ist das so?

Halten wir uns zunächst vor Augen, dass sehr viele – wenn nicht gar alle – Mitarbeitenden bereits Erfahrungen mit verschiedenen neuen Projekten, Initiativen oder anderen angekündigten Veränderungen haben. Nicht alle davon haben wirklich funktioniert, sondern Vieles wurde vielleicht groß angekündigt, ist aber später im Sande verlaufen oder hat kaum Auswirkungen gezeigt. „Jetzt wird halt wieder eine neue Sau durch das Dorf getrieben“. „Die brauchen halt mal wieder eine neue Geschichte“ oder auch „da muss sich halt mal wieder eine:r hervortun können“ sind dann halt die typischen Sprüche, die man dann so hört. Es fehlt hier also insbesondere an Glaubwürdigkeit – bedingt durch die bereits gemachten Erfahrungen.

Das ist auch keine Überraschung, denn vieles wurde ja tatsächlich deutlich größer angekündigt als gemacht oder eben später nicht konsequent umgesetzt. Von daher ist es nur verständlich, dass nicht alle Dinge sofort als relevant bewertet werden. Abwarten ist zunächst mal die Devise.

Die ersten 10 Wiederholungen werden also keine Wirkung zeigen  – „das geht schon an mir vorbei – wie vieles andere auch“. Oft wird in dieser Phase auch die Information als Ganzes einfach negiert. „Davon wusste ich nichts, davon habe ich noch nie gehört“-. Und dies, obwohl bereits 3 Ansprachen und 5 Mails zum Thema (belegbar) vorhanden sind.

Wenn 10 Wiederholungen keine Wirkung entfalten, müssen es also deutlich mehr sein, um eine Wirkung zu erzielen.

Mit 11-25 Wiederholungen können wir die Glaubwürdigkeit unterstreichen und so eine erste Auseinandersetzung in Gang bringen. Hier entsteht der Eindruck, dass sich wirklich etwas tut und damit auch ein erstes echtes Interesse, sich damit zu beschäftigen. Dafür sollte es dann in dieser Phase nicht nur bloße Wiederholungen, sondern auch verschiedene Angebote geben, die Auseinandersetzung zu stützen. Dies können auch Lern-, Ausprobier-, oder Entdeckungsangebote von bestimmten Teilen des Neuen sein, in denen die notwendigen Wiederholungen eingebunden sind. Allerdings sollten wir in dieser Phase nicht überrascht sein, wenn diese Angebote nur sehr zaghaft oder nur von wenigen angenommen werden. Das macht nichts – es wird trotzdem eine Wirkung entstehen.

Mit 26-50 Wiederholungen kommen wir dann an einen Punkt, wo die Glaubwürdigkeit wirklich da ist und sich wirklich etwas tut. Hier entstehen dann erste Umsetzungen und Erfolge.

Müssen es wirklich 50 Wiederholungen sein? Ehrlich gesagt, keine Ahnung. Ich bin jedoch sicher, dass es wirklich viele sein müssen. Es ist ein klarer Zusammenhang zwischen der Intensität der Kommunikation und dem nachhaltigen Erfolg solcher Vorhaben zu erkennen, der Tag für Tag aufs Neue belegt wird.

Ist das nicht viel zu anstrengend? Ja, es ist anstrengend, aber es lohnt sich. Und zum Glück stehen uns heute ganz viele Möglichkeiten zur Kommunikation offen: Wir müssen nicht immer darüber sprechen; wir müssen uns dafür auch nicht immer treffen.

Wir können vielfältige, digital unterstützte Formate nutzen und die Kommunikation so abwechslungsreich gestalten, dass die Wiederholung gar nicht mehr im Vordergrund steht. Dabei können wir heute starke Anwendungen nutzen, die den Aufwand deutlich reduzieren. Im nächsten Teil gibt es ein paar Beispiele dafür, wie wir mit unterschiedlichen Formaten und Medien intensiv, oft widerholt und mit vertretbarem Aufwand kommunizieren können.

Ansatz und Ausgangssituation

Heute gibt es viele bessere Möglichkeiten, dennoch ist der Arbeitsalltag von vielen weiterhin dominiert von sehr vielen Emails und Excel-Dateien. Schließlich waren in der Vergangenheit Office und Mail die Anwendungen, die wirklich allen Anwender:innen zur Verfügung standen und deshalb auch sehr intensiv genutzt wurden. Insbesondere wurden viele Dateien mit bekannten, üblichen Programmen erstellt, die für diese Art von Information gar nicht vorgesehen waren z. B. Textverarbeitung in Excel oder Aufgaben per Mail. Wir haben also die verfügbaren Werkzeuge (notgedrungen) übermäßig eingesetzt – auch für Tätigkeiten, für das das jeweilige Werkzeug gar nicht so gut geeignet war.

Die Situation heute ist anders und es bieten sich viele Möglichkeiten für eine schnelle Arbeitserleichterung. Allerdings funktioniert dies nur, wenn wir weniger Dateien erstellen und bestenfalls auf (interne) Mails und Excel weitgehend verzichten, denn alle diese neuen Möglichkeiten haben gemeinsam, dass sie für die Zusammenarbeit und weitere – ggf. automatische – Verarbeitung besser geeignet sind als klassische Dateien.

Grundsätzlich ist die Datei das am schlechtesten weiter verarbeitbare Format. Viele kennen das: Excel-Dateien gehen kaputt, es gibt Versionskonflikte, Probleme mit Makros oder auch andere mühselige (Wiederherstellungs-) Tätigkeiten für Auswertungen.

Wir sollten also versuchen, bessere Möglichkeiten zu nutzen. Der Ansatz Zero Mail, Zero Excel ist eine klare Aufforderung, dies zu tun und Schritt für Schritt einzelne (gewohnte) Dateien und Elemente zu ersetzen.

Vorteile

ZeroMail, ZeroExcel klingt zunächst vielleicht nach viel Arbeit oder auch kaum machbar. Allerdings ist eher das Gegenteil der Fall: Es ist gut machbar und auch in der Umsetzung oft erstaunlich einfach. Ich erlebe es immer wieder, dass Teilnehmer:innen bereits nach kürzester Zeit die ersten Umsetzungen fertig gestellt haben und bereits verschiedene weitere im Kopf haben.

Die Geschwindigkeit bei der Umsetzung einzelner Schritte ist nicht der einzige Vorteil.  Mit ZeroMail, ZeroExcel wird die digitale Transformation für viele schnell erlebbar und positiv besetzt.

Schließlich werden nur die Schritte umgesetzt, die auch einen klaren Vorteil und Zweck sowie eine Erleichterung der täglichen Arbeit zeigen. Der Ansatz bietet also eine einfache Möglichkeit in kleinen Schritten den Alltag für viele digitaler und moderner zu gestalten. Letztlich ist es in der digitalen Transformation ohnehin die Aufgabe, die tägliche Arbeitsweise genauso infrage zu stellen wie umfangreiche Prozesse. Mit ZeroMail, ZeroExcel kann jeden Tag ein kleiner Schritt gegangen werden.

Die Vorteile dieser Strategie liegen auf der Hand und das beste kommt noch: Es kostet fast nichts! Nahezu jedes Unternehmen hat bereits die notwendigen Funktionalitäten innerhalb des MS 365 Accounts bezahlt. Es sind also keine weiteren Investitionen notwendig!

Es bedarf lediglich Zeit für die Auseinandersetzung oder das Lernen der neuen Funktionalitäten und die Umsetzung der einzelnen Elemente.

Bei vielen kleinen Schritte entstehen auch schnell erlebbare Erfolge – größere Projekte mit Freigabeschleifen, vielen Sprints, Meilensteinen oder einer separaten Budgetplanung sind hierbei nicht notwendig. Neben den Funktionalitäten stehen allen auch bereits Schnittstellen und Konnektoren zur Verfügung – so können die Informationen den jeweiligen Anwender:innen werden direkt, angepasst und aufbereitet präsentiert und in Digital Workplace Cockpits eingebunden werden.

So könnte z. B. fast jede Excel-Datei mit Hilfe von MS Lists ersetzt werden.  Dort entstehen die Auswertungen und Dashboards mit Hilfe von PowerBI auf Knopfdruck und sind automatisch immer aktuell.

Genauso können sämtliche Formen von Formularen, digitalen Checklisten, Wartungsplänen oder ähnlichen Dokumenten mithilfe von Fonds relativ leicht ersetzt werden usw. (s. Abbildung für weitere Möglichkeiten).

ZeroMail, ZeroExcel – totaler Quatsch oder tatsächlich ein Weg, der sich lohnt?

Kürzlich bin ich über einen Post von Nele Hirsch gestolpert: Sie bietet hier u.a. eine Checkliste für eine möglichst nachhaltige und ressourcenschonende Gestaltung von Internetelementen an. Ich finde, dort sind verschiedene interessante Überlegungen genannt.

Die Digitale Befreiung hat davon schon einiges umgesetzt:

  • Wir verzichten vollständig auf Cookies und reduzieren so auch Traffic.
  • Wir verzichten auf gängige, aber dennoch nicht wirklich notwendige Elemente
  • Wir überladen die Seite nicht mit rechenintensiven Elementen und Grafiken.
  • Klimaneutrales Hosting u.a. mit Ökostrom.

Der Post von Nele Hirsch betrachtet das Thema natürlich aus einer spezifischen, bildungsorientierten Perspektive.

Wie sieht es aus mit Ansätzen zur verbesserten Nachhaltigkeit in einer Smart Factory, in digitalen Prozessen und in der heutigen Art zu Arbeiten?

Grundsätzlich gilt: Rechenleistung braucht Strom und Rechenleistung in der Cloud braucht mehr Strom, da der entstehende Traffic organisiert und orchestriert werden muss. Eine lokal eingesetzte Rechenleistung, die nicht alles in die Cloud pumpt, ist hier immer grundsätzlich im Vorteil.

Diese Idee können wir uns in der Smart Factory zu Nutze machen, in dem wir unsere Architektur konsequent auch in der Edge und im Fog gestalten. So reduzieren wir Cloud-Traffic deutlich. Zudem können wir so auch die notwendigen Daten vor Ort möglichst ressourcenschonend vorverarbeiten.

Zudem können viele Technologien für die digitale Vernetzung im industriellen Internet der Dinge (iIoT) auch für das Monitoring von Energie- und Ressourcenverbrauch genutzt werden. So ist ein LoRaWAN in diesem Sinne vielfältig einsetzbar – sowohl in der Gebäudetechnik als auch in der Fertigung.

Zusätzlich können wir heute mit den gewonnenen Daten jederzeit unseren Carbon Footprint berechnen und uns zusätzlich Szenarien und Potenziale für Verbesserungen anzeigen lassen. Hierfür wird natürlich auch Rechenleistung gebraucht – die Vorteile überwiegen aber immer eigentlich deutlich. Für Interessierte bietet sich ein Besuch bei flumina an – die können das.

Und sonst? Es gibt durchaus Potenzial zur Reduktion:

  • Weniger Mails schreiben
  • Sich auf wenige, wirklich sinnvolle KPI fokussieren und nicht alles berechnen, nur falls es mal gebraucht werden sollte
  • Weniger (klassische) Dateien erzeugen – die erzeugen immer unnötige Kopien
  • Prozesse so gestalten, dass man nicht erst suchen muss (und dabei auch 10 Mal falsche Sachen aufruft).
  • Keine Anhänge verschicken, wenn es sich vermeiden lässt.
  • Anweisungen, Beschreibungen und Hinweise so kurz und schlank wie möglich halten und nicht verteilen (sondern nur verlinken)

Die Liste ist sicher noch deutlich länger. Diese Beispiele können als erste Anregung dienen, den Umgang mit Daten, der Cloud und dem Internet immer wieder auf möglichst ressourcenschonende und nachhaltige Art zu gestalten und auch in der täglichen Arbeit etwas mehr darauf zu achten. Denn eins ist sicher: Energie steht weder beliebig noch so günstig wie früher zur Verfügung.