Wie gelingen Online-Workshops und -Trainings? Ein Erfahrungsbericht mit Best Practices und Erfolgsfaktoren

Empfehlungen nach mehr als 100 ganzen Tagen Online mit Gruppen

Die Corona-Pandemie hat uns alle dazu geführt, mehr denn je auf Online-Formate zu setzen. Dies gilt nicht nur für die Zusammenarbeit aus dem Home-Office und Online-Meetings, sondern auch für Formate mit einer anderen Zielsetzung z. B. Workshops und Trainings.

Bei Workshops geht es meist darum, gemeinsam neue Arbeitsergebnisse zu schaffen und dabei möglichst die Expertise und Kreativität aller Teilnehmer:innen einzubinden. Bei Trainings steht ganz klar die Auseinandersetzung mit neuen Inhalten und das damit verbundene Lernen im Vordergrund.

Hier fasse ich zusammen, welche Empfehlungen ich nach über 100 ganzen Tagen online mit Gruppen geben kann.

Ins Gespräch bringen

Die Zusammenarbeit von Menschen lebt nach wie vor vom Gespräch – also vom gesprochenen Wort. Insbesondere bei Aufgabenstellungen, die Kreativität erfordern, tritt dies besonders zu Tage.

Es hilft also immer, wenn es gelingt, die Teilnehmer:innen miteinander ins Gespräch zu bringen. Dummerweise bauen viele Online-Formate wie Webinare und Online-Meetings derzeit nicht darauf, miteinander zu sprechen, sondern auf Zuhören und Konsumieren anstatt auf Reden und Machen. Alle haben gelernt, sich ständig stumm zu schalten usw. Dieser Stil wird in einem Workshop nicht zum Erfolg führen.

Deshalb ist es m. E. gleich zu Beginn besonders wichtig, damit zu brechen und klar herauszustellen, dass ein echtes Gespräch und ein dauerhaft interaktiver Austausch gewünscht und notwendig ist.

Hierfür bieten sich verschiedene Möglichkeiten an:

• Zu Beginn klare Spielregeln vereinbaren z. B. „Fragen werden mit dem Mikro gestellt und nicht im Chat“ oder „Unterbrechungen sind jederzeit möglich und gewünscht“.
• Eine erweiterte Vorstellungsrunde durchführen. Wenn sich die Teilnehmer:innen schon kennen kann eine lustige Vorstellungsrunde dafür sorgen, dass alle schon einmal etwas sagen.
• Recht früh mit der Arbeit im Tandem oder in Kleingruppen beginnen – im Anschluss fällt das Sprechen in der ganzen Gruppe dann leichter.
• Selber nicht so lange reden, sondern eher viele Fragen stellen.

Der letzte Punkt ist hier vielleicht sogar der wichtigste – wenn der Input/das Intro zu lange dauert, fallen die Teilnehmer:innen in ein Online-Meeting-Verhalten zurück. Auch Mitmachtools wie Mentimeter und co. helfen übrigens hier nur bedingt. Dies sorgt zwar für Abwechslung, fördert jedoch nicht das Gespräch.

Einfach Moderieren

Wer fragt, der führt! Eine Moderatorin fragt und gibt keine Antworten!

Diese einfachen Grundregeln lassen sich online genauso anwenden, wie bei echten Treffen. Auch die Wirkung ist ähnlich und unterstreicht den Wunsch, wirklich mit den Teilnehmer:innen (TN) zusammen zu arbeiten. Zu Beginn kann es natürlich etwas dauern, bis einzelne Fragen beantwortet werden – schließlich müssen die TN nicht nur ihre Mikros anschalten, sondern sich auch daran gewöhnen, dass echte Beiträge gefordert sind. Diese leichte Verzögerung macht aber nichts und sollte als Investition für den weiteren Verlauf gesehen werden – es wird funktionieren und dann deutlich leichter werden.

Geduld haben

Manche Dinge dauern online etwas länger als in Präsenz vor Ort. Manchmal sorgen technische Hürden für kleinere Verzögerungen; die TN müssen sich ggf. in Gruppenräumen erst zurecht finden usw. Zusätzlich dauert die Einigung auf ein Format bzw. die Art des Ergebnisses online manchmal etwas länger. Während in Besprechungsräumen Flipcharts und/oder Pinnwände stehen und damit immer recht klar ist, wie gearbeitet wird, gibt es online eine ganze Fülle von Möglichkeiten und die Abstimmungsprozesse in der Kleingruppe nehmen meist etwas Zeit in Anspruch. Das ist aber kein Problem und wird letztlich die Qualität der Ergebnisse nicht beeinflussen. Allerdings ist hier etwas Geduld und auch Vertrauen gefragt.

Arbeitsphasen sollten deshalb etwas großzügiger bemessen und Formate an einigen Stellen klar vorgegeben werden. Dennoch wird es nur selten möglich sein, den gleichen Pace wie in Präsenz zu gehen. Wird dies bereits beim Planen berücksichtigt, gibt es keinen Grund zur Sorge – das Ergebnis wird passen!

Viele Unterbrechungen planen

Dauernd auf den Bildschirm zu starren ist anstrengend! Dies gilt insbesondere, wenn sich eine einzelne Online-Aktivität mit den gleichen Personen über einen ganzen oder mehrere Tage hinzieht.

Sorge also dafür, dass genug Unterbrechungen da sind.

In meiner Arbeit hat es sich vielfach bewährt, in etwa jeweils nach einer knappen Stunde einen kurzen Bio-Break (5 min) einzubauen. So können alle TN sich kurz die Beine vertreten, überprüfen, ob die Kinder noch gut versorgt sind oder sich einen Kaffee kochen. Das hilft! Natürlich müssen zusätzlich hier und da auch etwas längere Pausen geplant werden. Zusätzlich können auch sogenannte „Floating-Breaks“ genutzt werden. Diese ergänzen eine individuelle Arbeitsphase um eine Pause und ermöglichen es, die Pause dahin zu legen, wo sie jede am Meisten gebrauchen kann.

Mehr individuelle Phasen planen

Zwischendurch individuelles Arbeiten ermöglichen und somit alle integrieren! Nicht alle Aktivitäten müssen in der Gruppe stattfinden. Individuelle Arbeitsphasen dienen – obwohl es Arbeit ist – der Entspannung und Abwechslung. Hier brauchen die Teilnehmer:innen zwischendurch niemandem zuhören, nicht unbedingt an ihrem Arbeitsplatz sein und können ihr Tempo selbst bestimmen. Diese Phasen helfen also dabei, das ganze Programm etwas zu entzerren und aufzulockern. Zusätzlich wird auf diese Weise dafür gesorgt, dass wirklich alle TN die Gelegenheit haben, eigene Ideen und Beiträge zum Ergebnis dazu zu steuern. So ist es viel einfacher, wirklich alle TN zu integrieren und auch die ruhigeren TN „zu Wort“ kommen zu lassen.

Bei der Planung sollte ich mich also immer wieder fragen, ob ein Teil des Inhalts auch mit Hilfe einer (vorgeschalteten) individuellen Phase begonnen oder unterbrochen werden kann. Es bleibt natürlich wichtig, die Ergebnisse in der Gruppe weiter zu bearbeiten und zu verdichten. Dennoch bieten sich oft Gelegenheiten, individuelle Aufgaben zu integrieren z. B.:

• Erste Recherchen zum Thema.
• Das Sammeln erster Ideen.
• Die individuelle Bewertung erster Ansätze.
• Die Zusammenstellung von Top-Argumenten oder größten Hürden.

Auf diese Weise entstehen sehr gute Grundlagen für die weiteren Gespräche in der Gruppe und es werden vermutlich keine wichtigen Aspekte übersehen. Für die weitere Bearbeitung bieten sich auch Split-Formate (s. u.) an.

Für Abwechslung sorgen

Nicht immer das Gleiche machen! Ein gleichförmiges Arbeiten wird am Bildschirm viel schneller eintönig und ermüdend – umso mehr ist Abwechslung gefordert. Abwechslung lässt sich auf ganz verschiedene Arten mit einbringen.

Hier ein paar Beispiele:

Zunächst einmal können die Gruppengrößen immer wieder variiert werden oder es wird gleich in „Splits“ gearbeitet. So kann die jeweilige Aufgabe zunächst einige Minuten individuell, im Anschluss im Tandem und erst danach in der Kleingruppe bearbeitet werden – also gesplittet in drei verschiedenen Arbeitsphasen in unterschiedlichen Konstellationen (3-Split).

Des Weiteren können auch gezielt unterschiedliche Formen von Ergebnissen gefordert werden. Schließlich muss nicht nach jeder Gruppenarbeit auch eine Präsentation des Ergebnisses folgen. Alternativ können auch mal Ergebnisse ohne Wörter, Plakate, nur Fragen oder nur Slogans als Ergebnis erlaubt sein. Genauso kann es zwischendurch helfen, ein Digitalverbot für die Ergebnisse auszusprechen. Dies bedeutet, dass nur analoge Skizzen und abfotografierte/gescannte Zettel erlaubt sind.

Challenges können durchgeführt werden, bei denen jeweils die anderen Gruppen das Ergebnis hinterfragen oder gezielt angreifen.

Die TN können auch gezielt aufgefordert werden, eine Aufgabe in einem anderen Setting z. B. während eines Spaziergangs, im Garten oder auf dem Balkon zu erledigen. Manchmal reicht hierfür auch ein einfaches Telefonat als technische Unterstützung.

Das sind natürlich alles Dinge, die in Präsenz auch gemacht werden können. Die Wirkung und Notwendigkeit für solche Formen von Abwechslung scheint mir in Online-Formaten jedoch um einiges größer zu sein.

Und natürlich – Technik, die funktioniert

Eine verlässliche Technik ist ein muss! Die wesentlichen Punkte hier in Kürze:

Kamera: Eine gute Kamera mit eingebauten Mikros lohnt sich immer! Die Kamera muss frei positionierbar sein z. B. mit einem Stativ.

Licht: Sorge dafür, dass das Licht im Tagesverlauf gleich bleibt und nicht durch Wetter, Sonnenstand o. ä. beeinflusst wird. Hier helfen Lampen, die inzwischen günstig zu bekommen sind oder auch neue Leuchtmittel („Birnen“) mit mehr als 1000 Lumen. Zudem ist es hilfreich, wenn Fenster mit Jalousien oder Rollos verdunkelt werden können.

Ton: s. Kamera, dann ist das erledigt.

Tools: Lieber wenige Tools konsequent nutzen, als häufig die Tools zu wechseln. Eine technische Überfrachtung hilft niemandem. Am besten die Tools verwenden, die bereits bekannt oder sowieso im Einsatz sind. Dennoch müssen alle Tools meiner Erfahrung nach nochmal kurz gezeigt und ggf. einzelne – für die jeweilige Aufgabe wichtige – Funktionen erklärt werden.

Die wichtigsten Punkte habe ich in der Abbildung zusammengefasst. Meiner Erfahrung nach gelingen Online-Workshops sehr gut und es entstehen hochwertige Ergebnisse, wenn die genannten Punkte beachtet werden.

Mehr Details, Beispiele und Erfahrungen gibt es u. a. im Workshop Digitale Moderation.